Нужна консультация
Виктория Бородина
Ведущий специалист по PR и маркетингу
тел. (831)
 
2-333-666
доб. 483
Задать вопрос эксперту
График работы линии консультаций 1С

Лучший пользователь 1С:ИТС

Эвотор


Разъездной характер работы: учет надбавок и компенсаций

 

В Трудовом кодексе нет определения разъездного характера работы. Перечень работ, носящих разъездной характер, и сотрудников, работа которых является разъездной, работодатель должен определить самостоятельно.

Если сотрудник организации по должностной обязанности ездит по городу или из одного населенного пункта в другой, то его работу можно отнести к работе, имеющей разъездной характер работы.

Таким образом, под разъездным характером работы понимается работа, связанная с постоянными разъездами работников, возвращающихся домой ежедневно: экспедиторов, водителей, курьеров, страховых и торговых агентов, работников сервисных служб и пр.

Согласно ст. 166 ТК РФ поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы признается служебной командировкой. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не являются.

Организация обязана возмещать сотруднику все расходы, которые он несет в связи с разъездным характером работы (ст. 168.1 ТК РФ). Нормы и порядок возмещения законодательно не установлены, каждая организация устанавливает их самостоятельно. Условие о том, что работа отдельных сотрудников связана со служебными поездками, необходимо закрепить в следующих документах:

– локальный нормативный акт, например положение о служебных поездках (разъездном характере работы);

– трудовой договор с работником, в котором указано условие о разъездном характере работы (абз. 8 ч. 2 ст. 57 ТК РФ);

– должностные инструкции, согласно которым работники обязаны составлять отчеты о служебных поездках, с приложением документов, подтверждающих разъездные расходы.

Возмещать расходы работникам можно разными способами, например:

1. Начисление фиксированной надбавки к заработной плате (ст.129 ТК);

2. Возмещение расходов работника, понесенных им в связи с выполнением работы, имеющей разъездной характер (ст.168.1 ТК РФ)

Первый способ объединяют компенсационные выплаты, связанные с особыми условиями труда. Такая компенсация согласно ст. 129 разд. VI «Оплата и нормирование труда» ТК РФ является элементом оплаты труда.

Второй способ компенсаций определен в ст. 164 ТК РФ. Под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. Указанные выплаты не входят в систему оплаты труда, они являются компенсацией затрат работника, связанных с выполнением им трудовых обязанностей

Правильность определения характера производимых выплат обусловлена тем, что от этого будет зависеть порядок их налогообложения.

Таким образом, надбавки к заработной плате работников за подвижной характер работы не признаются компенсацией в смысле ст. 164 ТК РФ, а повышают размер оплаты труда работников, являясь частью заработной платы.

Размер и порядок выплаты такой надбавки определяются коллективным трудовым договором, локальным нормативным актом (например, положением об оплате труда) или трудовым договором.

Выплата установленной надбавки к заработной плате не требует какого-либо документального подтверждения. Основаниями для ее начисления являются положения коллективного (трудового) договора. Размер выплачиваемой надбавки, привязанный к тарифной сетке или окладу работника, также указывается в трудовом договоре, заключаемом с работником.

Компенсация в сумме фактически понесенных расходов требует документального подтверждения. В ст. 168.1 ТК РФ установлено, что работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, а также лицам, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

– расходы на проезд;

– расходы на наем жилого помещения;

– дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

– иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Перечень возмещаемых расходов не является закрытым, работодатели вправе возмещать работникам, чей труд связан с разъездами, расходы, не поименованные в ст. 168.1 ТК РФ.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения обозначенных расходов могут также предусматриваться трудовым договором.

В отличие от фиксированной надбавки за разъездной характер работы компенсации, подлежащие выплате по данному основанию, необходимо подтверждать документально. Перечень таких документов законодательством не уточняется.

Бухгалтерский учет выплаты компенсации за разъездной характер работы. Сотрудникам, чья работа связана с разъездами, работодатель выдает под отчет денежные средства, предназначенные для покрытия «разъездных» расходов.

В бухгалтерском учете расходы организации, связанные с поездками работников, которые трудятся в пути или работа которых имеет разъездной характер, признаются расходами по обычным видам деятельности (п. 5, 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). Согласно п. 9 ПБУ 10/99 данные расходы включаются в себестоимость проданных товаров, продукции (выполненных работ, оказанных услуг).

Расходы по обычным видам деятельности признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления (допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности) (п. 18 ПБУ 10/99).

На дату утверждения авансового отчета суммы, учтенные на сч. 71, списываются на соответствующие счета учета затрат.

Пример. Трудовым договором определено, что сотруднику курьерской службы организация ежемесячно компенсирует затраты на проезд городским транспортом в размере стоимости проездных документов (билетов). В конце каждого месяца работник должен предъявлять в бухгалтерию авансовый отчет с приложением бланков билетов, подтверждающих расходы на проезд, а также разъездную ведомость, в которой его служебные поездки фиксируются и подтверждаются подписями клиентов.

НДФЛ. Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), в том числе связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).

Выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками работников, работа которых имеет разъездной характер, производимые в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором, не подлежат обложению НДФЛ.

На надбавку к окладу работника с разъездным характером работы, производимую в фиксированном размере, положения п. 3 ст. 217 НК РФ не распространяются. Такая надбавка является составной частью системы оплаты труда, действующей в организации, и облагается НДФЛ по общим правилам.

Страховые взносы. Согласно ст. 7 Федерального закона №212-ФЗ выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, признаются объектом обложения страховыми взносами.

В соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона №212-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами для плательщиков страховых взносов (у организаций и коммерсантов, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам) все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных законодательством РФ), связанных в том числе с выполнением работником трудовых обязанностей.

Таким образом, у организации, компенсирующей расходы, связанные со служебными поездками работников, в размерах, закрепленных внутренними нормами компании, не возникает обязанности по начислению сумм страховых взносов на обязательные виды социального страхования.

На надбавки за разъездной характер работы, страховые взносы во внебюджетные фонды начислять необходимо (ч. 1 ст. 7 Федерального закона №212-ФЗ).

Таким образом, если организация выплачивает работникам компенсацию не в целях возмещения каких-либо расходов, а в связи с характером выполняемой работы, данная компенсационная выплата также считается объектом обложения страховыми взносами.

Налог на прибыль. Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ, если расходы налогоплательщика связаны с получением дохода, являются обоснованными и документально подтвержденными, он вправе учесть их в составе налогооблагаемых расходов.

Учесть компенсацию за разъездной характер работы, подтвержденную документально, организация может в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

При признании компенсационных выплат за разъездной характер работы в составе прочих расходов датой признания таких расходов будет дата утверждения отчета сотрудника о служебной поездке (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Для выплаты компенсации также потребуются документы, подтверждающие расходы на проезд (в частности, проездные документы, чеки ККТ, квитанции на оплату услуг такси).

Выплаты надбавки к заработной плате за разъездной характер работы можно отнести к расходам на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК РФ). При использовании организацией метода начисления такие затраты включаются в состав расходов на оплату труда в том отчетном периоде, в котором они возникли. В соответствии с п. 4 ст. 272 НК РФ расходы на оплату труда признаются организацией ежемесячно.

Способ возмещения расходов

Компенсация

Налог на прибыль

Налог при УСН

НДФЛ

Взносы в ПФР,

ФСС, ФФОМС

Компенсация документально

подтвержденных расходов

учитывается в

прочих расходах

не учитывается в расходах

не облагается (пп. «и» п. 2

ч. 1 ст. 9 Закона №212-ФЗ

Фиксированная надбавка к окладу

учитывается в расходах на оплату труда
(п. 3 ст. 255 НК РФ)

облагается

В бухгалтерском учете эти выплаты отражаются проводками:

Проводка

Операция

Д 20 (26, 44) - К 73

Отражены расходы на проезд

Д 20 (26, 44) - К 70

Начислена надбавка за разъездной характер работы

Д 73 (70) - К 50 (51)

Компенсация расходов на проезд (надбавка) выплачена работнику

17 Января 2014