Нужна консультация
Виктория Бородина
Ведущий специалист по PR и маркетингу
тел. (831)
 
2-333-666
доб. 483
Задать вопрос эксперту
График работы линии консультаций 1С

Эвотор

Теория и практика электронного документооборота

 

19 июня в малом зале УФНС по Нижегородской области состоялся семинар «Теория и практика электронного документооборота» для крупнейших налогоплательщиков региона. В данной статье мы расскажем о самом семинаре, приведем ответы на наиболее острые вопросы, озвученные на семинаре, и поделимся опытом крупнейших организаций по переходу на электронный документооборот (ЭДО).

Внедрение электронного юридически значимого документооборота предприятий с контрагентами – это одна из наиболее значимых тем в практике предприятий РФ в 2014 году. Актуальность вопроса обусловлена, в первую очередь, готовящимися к вступлению в силу в январе 2015 г. изменениями налогового законодательства, касающегося отчетности предприятий по НДС. Вторая причина – это начавшийся в текущем году массовый переход на обмен электронными документами со своими контрагентами таких предприятий, как Ростелеком, водоканалы большой части городов России, других компаний, абонентами которых является большинство предприятий и организаций страны. Фактически уже сегодня можно получать и подписывать акты, накладные, счета-фактуры и другие документы от этих компаний в электронном виде через спецоператоров. Все, что необходимо для этого – иметь в распоряжении электронную подпись или получить ее при подключении. При этом можно продолжать получать и бумажные варианты документов, но реальная необходимость печатать документы на бумаге, возить их на почту, организовывать архивирование и хранение отпала.

Для безбумажной работы с контрагентами полностью готова законодательная база, компьютерные и сетевые технологии, обеспечивающие передачу, хранение, доставку документов с высокой степенью надежности, сохранением конфиденциальности, защитой информации от несанкционированного доступа и взлома. Все используемые технологии и сами операторы сертифицированы ФСБ и имеют аккредитацию в налоговых органах. Документы передаются в форматах, регламентированных приказами Минфина, легко формируются и принимаются большинством используемых в настоящее время управленческих и бухгалтерских учетных программ. Сегодня электронные документы полностью приравнены к бумажным и с успехом могут заменить их в бизнес-практике предприятий.

Использование документов в безбумажной электронной форме экономит средства предприятия на печать и доставку, время сотрудников на формирование документов, отслеживание возврата контрагентами подписанных документов, упрощает бизнес-процессы, ликвидирует конфликты и неразбериху с первичными документами. Помимо этих плюсов, достоинством электронных документов является простота предоставления их предприятием в налоговые органы по требованиям инспекторов и в арбитражные суды в качестве доказательной базы. Сегодня государственные органы готовы или заканчивают подготовку к автоматизированной обработке электронных документов. Электронные документы существенно ускоряют их работу. Как стало ясно из выступлений участников семинара, налоговики приветствуют и побуждают налогоплательщиков к переходу на ЭДО, передовые компании, первыми внедрившие новую технологию, подтверждают удобство и простоту ее использования.

Информация о семинаре

В ходе семинара выступили представители ФНС: Елена Опарина, начальник отдела по работе с налогоплательщиками УФНС РФ по Нижегородской области, и Елена Бородина, начальник отдела камеральных проверок межрайонной инспекции ФНС РФ по крупнейшим налогоплательщикам по Нижегородской области. В своих выступлениях они рассказали о законах, регламентирующих ЭДО, о взаимодействии с органами ФНС при проведении камеральных и встречных проверок.

Директор по развитию ООО «Компания «Тензор» Владимир Карпов рассказал об ЭДО как о способе экономить и зарабатывать деньги, также во время своего выступления в режиме онлайн была продемонстрирована работа в системе СБиС.

Участники семинара получили прекрасную возможность узнать о преимуществах работы с ЭДО у представителей ОАО «Нижегородский водоканал» и МРФ «Волга» ОАО «Ростелеком», уже использующих ЭДО в своей работе.

Об условиях подключения и особенностях работы систем электронного документооборота рассказали региональные представители операторов ЭДО: ООО «Лад-Отчет» (СБиС), ЗАО «ЦЭК» (Астрал.doc) и ООО «Сунгул» (Диадок).

По ходу семинара у всех участников была возможность напрямую задать вопросы лекторам. Вопросов было задано немало, что свидетельствует о живом интересе представителей крупнейших налогоплательщиков к предложенной теме.

Ответы на вопросы

Общие вопросы:

Если поставщик направил счет-фактуру от 30 июня только 4 июля, то в какой период мы можем реализовать свое право на вычет по НДС? «Бумагу» все принимают к учету июнем, а в электронном виде придется июлем?!

В настоящее время ФНС уже опубликовала план изменений налогового законодательства (распоряжение правительства РФ от 10.02.14 №162-р) в том числе в сфере ЭДО. Принятие этого закона (которое запланировано на сентябрь 2014  г.) позволит покупателю самому выбрать период зачета НДС – в момент приемки товаров/услуги или в момент получения документа.

17 июня в Государственной Думе в первом чтении был принят проект Федерального закона «О внесении изменений в гл. 21 ч. 2 Налогового кодекса РФ». П. 6 данного проекта гласит:

«в ст. 172:

а) п. 1 дополнить абзацем следующего содержания:

«При получении счета-фактуры покупателем от продавца товаров (работ, услуг), имущественных прав после завершения налогового периода, в котором товары (работы, услуги), имущественные права приняты на учет, но до установленного ст. 174 настоящего Кодекса срока представления налоговой декларации за указанный налоговый период, покупатель может реализовать свое право на вычет начиная с того налогового периода, в котором товары (работы, услуги), имущественные права были приняты на учет»

При поставке товаров – как быть с товарно-транспортной накладной?

Счет-фактура и товарная накладная передаются в электронном виде, транспортная накладная идет вместе с грузом. По такой технологии уже работают крупнейшие аптечные сети.

Вопросы к отделу камеральных проверок:

Какие изменения нас ждут с 2015 г. при работе с отделом камеральных проверок?

С 2015 г. в случае непредоставления документов в ответ на требование в течение 10 рабочих дней происходит блокировка расчетных счетов организации.

При предоставлении документов по запросу ИФНС обязательно ли копировать каждый лист документа, заверять его надписью «Копия верна», печатью и подписью должностного лица, после этого сканировать и только потом отправлять?

Электронные копии документов, направленных в ответ на требования, заверяются электронной подписью, дополнительного заверения не требуется (прим.: рекомендуется сканировать оригиналы документов без перевода изображение в черно-белое).

При работе с электронными документами процедура предоставления документов существенно облегчается. При обсуждении данного вопроса был приведен пример предоставления по требованию нескольких тысяч документов в минимальные сроки, а проверка данных документов обновленным программным обеспечением ФНС заняла несколько минут.

Вопросы к представителям операторов ЭДО

Допустим, мы начинаем отправлять документы, а как мои контрагенты их получат?

Для получения документов необходим только компьютер с доступом в интернет и электронная подпись. Если у контрагента нет подписи – мы ее выдадим даже бесплатно (прим.: бесплатная электронная подпись выдается при использовании технологии СБиС, представители других технологий о таковой возможности не заявили).

При большом объеме документов без стыковки с учетной системой не обойтись. С этим проблем не возникнет?

Стыковка возможна с любой системой. Есть готовые механизмы интеграции со всеми основными типовыми конфигурациями 1С и другими системами. Если же ваша система доработана программистами, то берем типовое решение, анализируем и дорабатываем под ваши нужды. Для сильно измененных и «самописных» систем есть типовые механизмы интеграции с использованием файлового обмена или программного интерфейса. Для особых случаев есть и более экзотические варианты стыковки, например, с использованием виртуального принтера. Таким образом, если из вашей системы можно распечатать документ, то его точно можно отправить в электронном виде.

Опыт ОАО «Нижегородский водоканал» и ОАО «Ростелеком»

ОАО «Нижегородский водоканал» при выборе технологии отталкивался от ряда требований с учетом специфики своих документов и рекомендаций коллег из других регионов. Технология СБиС позволила в минимальные сроки произвести необходимые доработки системы с учетом специфики предприятия, произвести интеграцию с учетной системой ОАО «Нижегородский водоканал». Начав работу с января, в апреле этого года Водоканал уже произвел первую отправку документов своим контрагентам.

Для получения документов от ОАО «Нижегородский водоканал» контрагенты могут уже сейчас зарегистрироваться в системе СБиС (online.sbis.ru) через интернет прямо со своих рабочих мест.

Переход ОАО «Ростелеком» на электронный документооборот позволил компаниям, заключившим с ОАО «Ростелеком» соответствующее соглашение, получать счета-фактуры, акты, счета на оплату и расшифровки оказанных услуг до 5 числа месяца, следующего за расчетным.

Для работы с электронными документами абонентам ОАО «Ростелеком» необходимо заключить дополнительное соглашение, которое можно оформить в офисах обслуживания клиентов ОАО «Ростелеком» либо у персонального менеджера. По вопросам подключения к системе можно обращаться по тел. 8-800-300-1811 в ОАО «Ростелеком» или в офис обслуживания СБиС.

Представителями технологии СБиС совместно с ОАО «Ростелеком» завершаются работы по переходу на заключение дополнительных соглашений также в электронном виде. По окончании этих работ при входе в личный кабинет абоненту будет предложено подписать соглашение своей электронной подписью. После этого шага соглашение приобретает юридическую силу. Информация о соглашении будет направлена официальным письмом и посредством электронной почты.

Личный кабинет на портале СБиС (online.sbis.ru) можно использовать для обмена юридически значимыми документами с любыми хозяйствующими субъектами со своими поставщиками, покупателями и заказчиками, внутри группы компаний и внутри филиальной сети.

С чего начать?

Для перехода на электронный документооборот необходимо сделать две вещи – подключиться самим и подключить своих контрагентов. Как уже говорилось выше, для подключения достаточно иметь компьютер с доступом в интернет и электронную подпись. Нет электронной подписи или ее использование затруднено? Не беда – мы готовы выдать ее даже бесплатно.

Для подключения:

  1. Зарегистрируйтесь на портале online.sbis.ru
  2. Если у вас еще нет электронной подписи, оставьте заявку на ее получение или свяжитесь с вашим менеджером по тел. (831) 228-02-22.
  3. Проконсультируйтесь по переходу на ЭДО ваших контрагентов по тел. (831) 228-99-22.

Больше информации можно получить в справочном ресурсе http://help.sbis.ru/ или по вышеуказанным телефонам.

17 Июля 2014


Оставить отзыв о нашей работе
Выразите свое мнение о работе Группы комапаний «ЛАД».
Нам важен отзыв каждого клиента!

Общая информация

Контактная информация

Текст сообщения


Пользовательское соглашение