В условиях роста объемов государственного оборонного заказа (ГОЗ), ужесточения требований со стороны контролирующих органов и дефицита квалифицированных специалистов предприятиям приходится пересматривать и оптимизировать подходы к раздельному учету. Эксперты выделили ряд сложностей, с которыми сталкиваются исполнители ГОЗ:

• Распределение накладных расходов. Корректное распределение косвенных затрат на конкретную продукцию является сложной задачей. Необходимо не только обосновывать отнесение расходов, но и укладываться в установленные нормативы.
• Формирование отчетности. При наличии нескольких видов отчетности требуется обеспечить оперативное и корректное формирование данных. Несогласованность отчетных форм может привести к претензиям со стороны контролирующих органов.
• Внутренняя регламентация и контроль. Отсутствие четкого распределения обязанностей между подразделениями и неустроенный документооборот создают серьезные риски для руководителей. Прозрачность процессов и наличие внутренних регламентов являются важными факторами, позволяющими избежать привлечения к административной ответственности.
• Документальное обоснование затрат. Без детального графика документооборота и обоснований затрат трудно доказать обоснованность расходов при проверках. Неправильное оформление или отсутствие документов может негативно сказаться на итоговых расчетах, особенно в части перевода ориентировочных цен в твердо фиксированную стоимость (ТФЦ).

Построение адекватной методики учета позволяет выстроить процессы сбора данных раздельного учета. Автоматизация процессов позволяет повысить эффективность и прозрачность учета, а также минимизировать риски исполнителей ГОЗ.

Полноценная реализация раздельного учета доступна в программных продуктах 1С уровня ERP — «1С:ERP Управление предприятием» и «1С:Комплексная автоматизация». Решения предусматривают:

• Формирование отчетов в соответствии с требованиями регуляторов.
• Ведение учета по направлениям деятельности и разным видам контрактов.
• Настройку правил распределения накладных расходов.
• Автоматизированный расчет плановой и фактической себестоимости.
• Систематизацию контрольных процедур и снижение рисков проверок.

Продукты «1С:Бухгалтерия» и «1С:Управление производственным предприятием» также предлагают инструменты для раздельного учета, но с ограниченным функционалом.

Перед внедрением раздельного учета рекомендуется провести ряд подготовительных действий:

• Нормализация номенклатуры. Устранение дублей в справочниках номенклатуры и поставщиков.
• Инвентаризация складов. Материалы должны быть учтены в разрезе конкретных госконтрактов.
• Введение регламентированного учета. Если бухгалтерский учет не ведется в системе, его необходимо настроить, так как отчетность по ГОЗ формируется на основе бухгалтерских данных.

Группа IT-компаний Lad разработала и внедрила специализированный модуль для конфигурации 1С:ERP. Решение предназначено для автоматизации формирования расчетно-калькуляционных материалов (РКМ) в рамках ГОЗ. Модуль решает задачи, связанные с раздельным учетом затрат, формированием отчетности и соблюдением требований законодательства. Среди возможностей решения:

• Разграничение прав доступа. Модуль позволяет назначать ответственных лиц за подписание документов в формах РКМ. Это повышает уровень контроля и точность отчетности.
• Автоматизация формирования отчетности. Формы заполняются системой на основе данных бухгалтерского учета и спецификаций. Есть возможность сохранения и экспорта данных в различных форматах (PDF, DOC, Excel). Формирование комплекта документов, обосновывающих прогнозную и плановую цену продукции.
• Контроль затрат. Решение осуществляет автоматическую проверку соответствия статей калькуляции ГОЗ и статей расходов, настроенных в 1С:ERP.
• Интеграция с 1С:ERP. Модуль встраивается в конфигурацию 1С:ERP 2.5 как отдельная подсистема. Для его работы требуется установленная технологическая платформа «1С:Предприятие» и программа 1С:ERP редакции 2.5.
• Обновление и поддержка. Решение для ERP 2.5 обновляется при изменении законодательства, что обеспечивает актуальность данных и минимизирует риски ошибок при подготовке отчетности.

Внедрение модуля для формирования расчетно-калькуляционных материалов в 1С:ERP позволяет предприятиям, работающим с ГОЗ, автоматизировать учетные процессы, минимизировать ошибки и соблюдать требования законодательства. Решение обеспечивает прозрачность учета, гибкость настройки и актуальность данных, что делает его незаменимым инструментом для эффективного управления государственными контрактами.

Трансформация учетных процессов при исполнении государственных контрактов требует комплексного подхода. Внедрение модулей и доработка существующих систем позволяет значительно упростить и автоматизировать процесс раздельного учета и формирования отчетности по ГОЗ. Корректная настройка учетной политики, нормализация данных и использование современных технологий обеспечивают прозрачность и точность учета. Не менее важно проводить постоянный мониторинг и корректировку настроек в соответствии с изменениями в законодательстве и спецификой деятельности предприятия. Все это позволяет минимизировать риски, связанные с нарушением действующих требований ГОЗ, способствует успешному исполнению госконтрактов и повышает эффективность бизнеса.

Остались вопросы? Ознакомьтесь с записью вебинара.