Современные ERP-системы давно перестали быть инструментом исключительно для управления производством, закупками или продажами. Сегодня они становятся единым цифровым контуром предприятия, объединяя оперативный, управленческий и регламентированный учет.

Для многих компаний именно регламентированный учет остается одним из ключевых факторов при выборе корпоративной информационной системы. От его корректности зависит качество бухгалтерской и налоговой отчетности, соблюдение требований законодательства, успешное прохождение проверок и скорость закрытия отчетных периодов.

В 1С:ERP регламентированный учет реализован по принципу единого источника данных. Хозяйственные операции сначала отражаются в операционных процессах компании, а затем автоматически формируют бухгалтерские и налоговые проводки. Такой подход позволяет минимизировать ручной труд, повысить прозрачность учета и снизить вероятность ошибок.

В статье рассмотрим особенности ведения регламентированного учета в 1С:ERP, его отличия от 1С:Бухгалтерии и 1С:УПП, а также ключевые возможности системы для бухгалтерских и финансовых служб.

Под регламентированным учетом понимается совокупность учетных процессов, которые ведутся в соответствии с требованиями законодательства и внутренней учетной политикой предприятия.

Регламентированный учет включает:

• бухгалтерский учет;
• налоговый учет;
• подготовку обязательной отчетности;
• формирование данных для контролирующих органов.

Основная задача такого учета — обеспечить достоверное отражение финансово-хозяйственной деятельности организации и сформировать отчетность в соответствии с действующими нормативными требованиями.

В 1С:ERP предприятие рассматривается как структура, состоящая из юридических лиц, обособленных подразделений, филиалов, производственных площадок и иных организационных единиц. Для каждой организации в системе хранятся:

• регистрационные данные;
• параметры налогообложения;
• учетная политика;
• сведения о применяемой системе налогообложения;
• настройки формирования отчетности.

Отдельное место занимает сущность «Управляющая организация», которая используется для разграничения данных управленческого и регламентированного учета внутри единой информационной базы.

Функциональность ERP охватывает основные режимы налогообложения, применяемые российскими организациями и предпринимателями.

Система поддерживает:

• общую систему налогообложения (ОСНО);
• упрощенную систему налогообложения (УСН);
• патентную систему налогообложения (ПСН).

Для каждого режима предусмотрены собственные механизмы расчета налогов, формирования деклараций и отражения операций в учете.

Главное отличие заключается в принципе формирования бухгалтерских данных.

В «1С:Бухгалтерии» учет строится вокруг бухгалтерской проводки. Большинство хозяйственных операций первоначально отражается именно в бухгалтерском контуре.

В 1С:ERP используется иной подход. Первичными являются данные оперативного учета:

• продажи;
• закупки;
• складские операции;
• производство;
• логистика;
• расчеты с контрагентами.

После регистрации операций система автоматически формирует бухгалтерские и налоговые проводки в соответствии с установленными правилами учета.

Такой механизм позволяет:

• исключить дублирование ввода данных;
• обеспечить согласованность различных видов учета;
• ускорить закрытие периода;
• повысить прозрачность финансовой информации.

Кроме того, 1С:ERP предоставляет расширенный набор инструментов для регламентированного учета.

Среди наиболее востребованных возможностей:

• гибкая настройка счетов учета;
• автоматизация регламентных операций;
• расширенная аналитика;
• учет лизинга;
• поддержка межфирменных операций;
• контроль контролируемых сделок;
• детальный учет характеристик и серий номенклатуры;
• работа с драгоценными металлами и материалами.

Объединение оперативного, управленческого, бухгалтерского, кадрового и зарплатного учета в одной системе позволяет существенно сократить затраты на сопровождение и интеграцию программных продуктов.

В рамках одной информационной базы используется общий план счетов для всех организаций.

Настройка отражения операций может выполняться несколькими способами:

• через настройку счетов по умолчанию;
• посредством указания счетов непосредственно в документах;
• через специальные правила отражения отдельных операций.

По умолчанию настраиваются счета для:

• номенклатурных групп финансового учета;
• расчетов с контрагентами;
• внеоборотных активов;
• доходов и расходов;
• резервов;
• денежных средств;
• банковских счетов;
• сертификатов и прочих объектов учета.

Такой подход позволяет централизованно управлять отражением операций и снижать вероятность ошибок при работе пользователей.

В ERP бухгалтерские проводки создаются на основании трех основных источников:

• документов оперативного учета;
• бухгалтерских операций;
• регламентных процедур закрытия периода.

При этом сотрудники бухгалтерии могут контролировать процесс отражения документов и при необходимости вносить корректировки.

Для контроля используется специальное рабочее место «Отражение документов в регламентированном учете», где отображаются статусы всех операций.

Для обеспечения качества данных предусмотрены механизмы проверки и согласования документов.

Организация может использовать один из вариантов контроля:

• полный запрет изменения проверенных документов;
• уведомление о необходимости повторной проверки после корректировки.
• Это особенно важно для крупных компаний с большим количеством пользователей и распределенной структурой.

Одним из ключевых процессов регламентированного учета является закрытие периода. В ходе выполнения процедуры система автоматически:

• распределяет косвенные расходы;
• рассчитывает себестоимость;
• начисляет амортизацию;
• выполняет налоговые расчеты;
• определяет финансовый результат.

Для поиска расхождений используется отчет сверки оперативного и регламентированного учета. Он позволяет анализировать:

• денежные средства;
• расчеты с контрагентами;
• кредиты и займы;
• аренду;
• расходы;
• себестоимость товаров;
• прочие взаиморасчеты.

Выбор программного продукта — только часть задачи. Существенное значение имеет качество внедрения и адаптации системы под процессы компании.

Стандартные решения не всегда учитывают специфику бизнеса, поэтому проект автоматизации должен включать:

• доработку функционала при необходимости;
• настройку процессов под реальные сценарии работы;
• сопровождение и развитие системы после внедрения.

Комплексный подход позволяет не только устранить текущие проблемы, но и создать основу для дальнейшего развития логистики и бизнеса в целом.

Контролируемые сделки

ERP поддерживает подготовку уведомлений о контролируемых сделках в соответствии с требованиями главы V.1 Налогового кодекса РФ.

Система позволяет:

• анализировать сделки между взаимозависимыми лицами;
• формировать уведомления;
• выгружать данные в XML;
• создавать корректировки ранее поданных сведений.

Учет основных средств и объектов строительства

Функциональность охватывает весь жизненный цикл внеоборотных активов:

• приобретение;
• ввод в эксплуатацию;
• модернизацию;
• перемещение;
• выбытие.

Для анализа используются специализированные отчеты:

• реестр основных средств;
• структура затрат;
• расчет амортизации.

Также поддерживается учет аренды в соответствии с требованиями ФСБУ 25/2018.

Учет НМА и НИОКР

Система обеспечивает полноценный учет:

• нематериальных активов;
• расходов на научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы.

Расходы могут учитываться как в бухгалтерском, так и в налоговом учете с детализацией по темам и этапам выполнения работ.

Целевое финансирование

В ERP реализован отдельный учет целевых поступлений для финансирования основных средств и нематериальных активов.

Поддерживаются различные варианты признания таких средств и их дальнейшего отражения в учете.

НДС и другие налоги

Система автоматизирует учет:

• НДС;
• налога на прибыль;
• налога на имущество;
• транспортного налога;
• земельного налога.

Поддерживаются сценарии работы налогового агента, импортных операций, раздельного учета облагаемой и необлагаемой деятельности.

Учет по УСН и ПСН

Для организаций и предпринимателей предусмотрены механизмы ведения учета по специальным налоговым режимам.

Автоматизируются:

• расчет налоговой базы;
• признание расходов;
• заполнение деклараций;
• учет патентов;
• контроль налоговых платежей.

Учет контрактов ГОЗ

Для предприятий, работающих по государственному оборонному заказу, реализован раздельный учет контрактов.

Система позволяет формировать как обязательную отчетность для контролирующих органов, так и внутреннюю управленческую аналитику.

Для анализа данных доступны все привычные бухгалтерские инструменты:

• оборотно-сальдовая ведомость;
• анализ счета;
• карточка счета;
• карточка субконто;
• отчет по проводкам;
• сводные проводки;
• Главная книга;
• анализ субконто;
• обороты по счетам.

На основе учетных данных автоматически формируются основные формы регламентированной отчетности:

• бухгалтерский баланс;
• отчет о финансовых результатах;
• отчет об изменениях капитала;
• отчет о движении денежных средств;
• пояснения к отчетности;
• отчет о целевом использовании средств.

Поддерживается электронная отчетность через сервис 1С-Отчетность, а также подписание документов электронной подписью.

Для компаний, переходящих с 1С:УПП, изменения касаются не только интерфейса, но и самой философии учета.

В УПП бухгалтерский контур часто существует отдельно от оперативных процессов, а значительная часть операций выполняется вручную в ходе закрытия периода.

В ERP все устроено иначе. Любая хозяйственная операция регистрируется один раз и становится источником данных сразу для нескольких контуров учета. Это обеспечивает единое информационное пространство и минимизирует расхождения между управленческой и бухгалтерской отчетностью.

Дополнительным преимуществом становится более глубокая аналитика затрат. Вместо привычной модели учета пользователи получают возможность анализировать данные по проектам, договорам, направлениям деятельности и центрам финансовой ответственности.

Закрытие месяца также становится более управляемым и предсказуемым процессом благодаря автоматизированным механизмам распределения затрат и расчета финансового результата.

Подключайте бухгалтерию с первых этапов проекта. Бухгалтеры должны участвовать в разработке будущей модели учета с самого начала проекта. Это позволит избежать ошибок при настройке процессов и снизить объем последующих доработок

Продумайте интеграцию оперативного и финансового учета. Необходимо заранее определить, каким образом данные из производственных, складских и коммерческих процессов будут влиять на бухгалтерский и налоговый учет.

Зафиксируйте правила обмена данными. Важно определить единые правила взаимодействия между подразделениями и информационными системами компании.

Настройте нормативно-справочную информацию. Качество регламентированного учета напрямую зависит от качества НСИ. Ошибки в справочниках неизбежно приводят к ошибкам в отчетности.

Управляйте правами доступа. Система должна обеспечивать защиту финансовой информации и исключать несанкционированные изменения учетных данных.

Регламентированный учет в 1С:ERP представляет собой полноценную систему автоматизации бухгалтерского и налогового учета, тесно интегрированную с операционной деятельностью предприятия.

В отличие от традиционных подходов, где бухгалтерия работает обособленно, ERP объединяет все учетные контуры в единой информационной среде. Это позволяет сократить количество ручных операций, повысить прозрачность финансовых процессов и ускорить подготовку отчетности.

При грамотном внедрении компания получает не только инструмент для соблюдения требований законодательства, но и надежную основу для управления финансами, контроля затрат и принятия управленческих решений на основе актуальных данных.